Die ISB bewahrt die Akten der Wohnraumförderung in Anlehnung an HGB und AO grundsätzlich einheitlich 10 Jahre nach Rückzahlung der Darlehensmittel, teils nach Ablauf der Bindungen, auf und vernichtet sie dann. Gem. § 8 Abs. 4 GWG sind einige Unterlagen, die wir auch zu den Akten genommen haben, nach 5 Jahren unverzüglich zu vernichten, entweder beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet, oder beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe festgestellt worden ist. Dies ist mit unserer bisherigen Praxis zur Archivierung nach dem Wortlaut des Gesetzes nicht vereinbar. Wir möchten jedoch nicht zu unterschiedlichen Zeitpunkten einige Unterlagen aus den Akten „unverzüglich“ entfernen und nur den Rest weiterhin aufbewahren. Uns interessiert daher, wie dies in anderen Instituten gelöst wird.
Aufbewahrungsfristen für Unterlagen und Vernichtung nach dem GWG
7 Kommentare
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Unsere Rechtsgruppe geht derzeit davon aus, dass jedenfalls für die vollständigen Ausweiskopien, die gem. § 8 Abs. 2 GwG zu erheben sind, die 5-Jahresfrist des § 8 Abs. 4 gilt, ausgehend vom Schluss des Kalenderjahres, in dem die Angaben erhoben wurden, gilt.
Dies werde auch durch die Entwurfsfassung der BaFin-Konsultation 05/2018 in Ziff. IV 9. untermauert. Eine Verlängerung der Aufbewahrungsfristen käme nur in Betracht, wenn für die konkrete Angabe zugleich andere Bestimmungen zu den Aufbewahrungsfristen z.B. aufgrund der AO eingreifen würden. Das sei aber gerade hinsichtlich der Kopien von Ausweisen und Pässen nicht der Fall. Diese enthalten deutlich weitgehendere Angaben zu den betroffenen Personen.
Bei unterschiedlichen Arten von Daten/ Dokumenten mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen, werden die Akten nicht dokumentenspezifisch nach den Aufbewahrungs-/Löschfristen auseinander gezogen.
Aus Praktikabilitätsgründen kann für die Investitionsbank Berlin die längere Frist als vertretbare Löschfrist angesehen werden.
Vielen Dank für Ihre Beiträge!
Die BAB verfährt aktuell wie von der NRW.BANK und der BayernLabo beschrieben. Eine vorgezogene Vernichtung von Teilen der Unterlagen aus Gründen des GWG führen wir aktuell nicht durch.
Nach § 8 Abs. 4 Satz 2 GWG bleiben andere gesetzliche Bestimmungen über Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten von der fünfjährigen Aufbewahrungsfrist des Satzes 1 unberührt. Andere gesetzliche Bestimmungen sind u. a. die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, die Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. 10 Jahren vorsehen. Bei einem Gesamtvorgang (Darlehensakte) ist der letzte Teilvorgang für den Beginn der Aufbewahrungsfrist entscheidend. Aus diesem Grunde dürfen aus nicht abgeschlossenen Gesamtvorgängen keine Unterlagen entnommen werden, auch wenn für einzelne Dokumente des Gesamtvorganges die Aufbewahrungsfristen bereits abgelaufen wären.
Vor diesem Hintergrund überlagern die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen die Aufbewahrungsfristen nach dem GWG mit der Folge, dass grundsätzlich erst nach Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen unverzüglich mit der Vernichtung des Gesamtvorganges (Darlehensakte), die auch Unterlagen mit GWG-Bezug enthält, zu beginnen ist.
gez. Volker Heick
Auch die NRW.BANK beschäftigt sich aktuell mit dieser Fragestellung im Rahmen eines Teilprojekts „Löschen“ im Kontext der EU DSGVO, das Ergebnis ist aktuell noch offen.
Die NRW.BANK hält sich daher b.a.W. auch an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO und nimmt aktuell aufgrund des GWG auch keine dokumentenbezogene Löschung vor.
Die NRW.BANK ist ebenfalls daran interessiert, wie andere Institute hiermit umgehen.
Die BayernLabo verfährt analog der ISB, nur dass für den Großteil der Darlehensakten eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt. In diesem Zusammenhang erachten wir die sechsjährige Frist als gesetzlich vorgegeben. Daher führen wir die in § 8 GWG vorgegebene Vernichtung zeitgleich mit der eigentlichen Darlehensaktenvernichtung durch.