Die NRW.BANK interessiert, ob andere Förderbanken die Eingangspost einscannen, daraus Daten auslesen und diese direkt in ihre Banksysteme übergeben/ weiterverarbeiten.
Falls ja, interessiert die NRW.BANK, welche OCR-Erkennungssoftware oder andere Software zum Einsatz kommt und auf welche Dienstleister ggf. zurückgegriffen wurde, um diese einzuführen.
Es wäre nett, wenn Sie uns auch einen entsprechenden Ansprechpartner nennen könnten.
Hannover hat ein Projekt „Einrichtung einer eAkte“ aufgesetzt, dass die Einführung der eAkte in der NBank zunächst beschränkt auf die antragsbearbeitenden Bereiche zum 03.06.2022 (Stand heute) vorsieht.
In diesem Zusammenhang ist auch geplant, die papierhafte Eingangspost taggleich originalersetzend zu scannen und den Empfängern in der eAkte zur Verfügung zu stellen. Das Scannen soll nach der BSI Technischen Richtlinie 03138 im 4 Augenprinzip erfolgen, mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der Beweiskraft des digitalen Dokuments im Vergleich zum Papieroriginal. Danach sollen die papierhaften Dokumente nach Ablauf einer Frist vernichtet werden, mit Ausnahme der Dokumente, die von der Vernichtung ausgeschlossen sind. Diese sind zu identifizieren und in die Verwahrung zu nehmen.
Die Digitalisierung soll mit der Software „Kofax Express“ erfolgen. Diese übergibt die digitalisierten Dokumente dann an die eAkte. Eine OCR-Erkennungssoftware wird derzeit nicht eingesetzt. Dies soll ggf. in einem weiteren Schritt erfolgen. Praktische Erfahrungen können noch nicht mitgeteilt werden, da die eAkte noch nicht umgesetzt ist.
Als Ansprechpartner steht gerne Stephan Wetzel 0511 30031 310 zur Verfügung.
In der SAB werden die physischen Dokumente des Posteinganges eingescannt und manuell mit Zuordnungskriterien, unterstützt durch Verknüpfungen zu Datenbanktabellen für weitere Informationen, für die Ablage in der eAkte angereichert.
Bei der Generierung von den abzulegenden PDF/A-Dateien wird mittels einer OCR der Sendungstext erkannt und mit gespeichert. Es erfolgt aber kein auslesen von Daten und eine Übergabe in Banksysteme.
Als OCR-Software wird die in der Scansoftware Alaris (Kodak) Capture Pro vorhandene Erkennung genutzt.
Ansprechpartner in unserem Haus ist Thomas Weinert (0351 4910 4430).
In Berlin wird die Eingangspost von unserer Poststelle in die E-Akte gescannt. Es folgt eine automatische Zuordnung über unsere Kunden- Antragsnummer an die/den jeweils zuständige(n) Sachbearbeiter:in. Die Originale werden in der Regel 2 Monate aufgehoben und dann vernichtet. Eine andere Weiterverarbeitung erfolgt nicht.
Die Einführung einer vollständig digitalen Aktenführung steht in MV noch aus, von daher hier auch noch keine Umsetzung eines digitalen Posteingangs. Keine Erfahrungswerte vorhanden.
Die Zuordnung wird in Potsdam manuell ausgelesen, sie erfolgt anhand Antragsnummer oder Namen/Bereich. Anschließend folgt das Einscannen in die digitalen Postkörbe des Adessaten. Die Originalbelege werden 90 Tage in der Bank aufgehoben und anschließend archiviert.
Wie auf der letzten Lakra-Sitzung angesprochen führt die BayernLabo derzeit ein Projekt zur Digitalisierung des Posteingangs durch. Im ersten Schritt ist auch eine automatische Zuordnung der digitalisierten Post zur EAkte geplant. Die Erkennungssoftware ist hierbei noch nicht festgelegt. Ein weiteres Einlesen von Daten ist aktuell noch nicht vorgesehen, gleichwohl in der Zukunft denkbar.
Ansprechpartner sind Ingrid Meier +49 89 2171 27591 oder Michael Voß +49 89 2171 22657.