Seit der Einführung eines eigenen Kreditsystems sieht sich die BayernLabo (ab dem Schwellenwert von 207 TEUR) verstärkt mit dem Vergaberecht konfrontiert. München interessiert in diesem Zusammenhang:
- ob andere Institute Ausschreibungen selbst durchführen oder ob sie sich eines Dienstleisters (z.B. VÖB-Service GmbH) bedienen,
- wie viele öffentliche Ausschreibungen jährlich im Durchschnitt durchgeführt werden und
- welche Erfahrungen nach öffentlichen Ausschreibungen bei der Leistungserbringung gemacht wurden (Gab es überraschende Anbieter? Wurden die Aufträge innerhalb des vorgegebenen Budgets und innerhalb der vorgegebenen Zeit erfüllt? Wurde die erwartete Qualität erreicht? …)?
Frankfurt führt die Ausschreibungsverfahren, die die WIBank in eigener Zuständigkeit oberhalb der EU-Schwellenwerte durchführen muss, mit Unterstützung externer Kanzleien durch. Dabei beschränkt sich die Gruppe Recht auf die Schnittstellenfunktion zwischen den Fachabteilungen und der externen Kanzlei sowie auf die interne Qualitätssicherungsfunktion. Die rechtliche Verantwortung trägt die externe Kanzlei. Frankfurt plant, mit einem externen Dienstleister, zum Beispiel VÖB-Service, GMSH u.a., einen Rahmenvertrag zur Durchführung dieser Ausschreibungsverfahren abzuschließen. Im Schnitt werden 1-2 Vergabeverfahren pro Jahr durchgeführt. Zuletzt: Fernerkundungsdienstleistungen.
Die abgegebenen Angebote waren angemessen und lagen vor allem rein preislich teilweise ordentlich auseinander. Die Anzahl der Bieter war im Rahmen der Erwartungen. Es fand aus Sicht der WIBank ein echter Wettbewerb auch unter den erwarteten Bewerbern statt. Neben den erwarteten Bewerbern zeigte mindestens ein weiterer Bewerber Interesse bzw. gab ein Angebot ab.
Wir möchten gerne direkt auf die einzelnen Fragen eingehen und diese beantworten:
Die L-Bank bedient sich in der Regel der Unterstützung durch externe Dienstleister (VÖB-Service GmbH bzw. – bei Bauleistungen – des für die Verwaltung und Unterhaltung von Liegenschaften zuständigen Eigenbetriebs des Landes Baden-Württemberg).
Die Zahl der von der L-Bank jährlich bei Aufträgen mit Auftragswerten oberhalb der EU-Schwellenwerte durchgeführten Vergabeverfahren schwankt sehr stark (zwischen 3 bis 10 Verfahren pro Jahr).
In der Vergangenheit sind vereinzelt Fälle aufgetreten, in denen es im Vergabeverfahren „überraschende“ Angebote sowohl in Bezug auf die Person von Bietern als auch in Bezug auf unerwartet günstige Gebote gab.
Von erheblichen Unregelmäßigkeiten bei der Leistungserbringung (in Bezug auf Budgetüberschreitungen, Zeitvorgaben, Unterschreitungen der Qualitätsstandards) ist nichts bekannt geworden.
Als Anstalt des öffentlichen Rechts ist die IBB öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 99 Nr. 2 GWB. Zugleich findet § 55 LHO auf die IBB keine Anwendung. Das bedeutet, dass die IBB im Unterschwellenbereich nicht an die Vorgaben der VgV, VOL/A und VOB/A gebunden ist und nach eigenen Regularien ausschreibt – grundsätzlich über beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb. In jedem Fall hat die IBB zusätzlich die Regelungen des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes (BerlAVG) und der Verwaltungsvorschrift Beschaffung und Umwelt (VwVBU) anzuwenden.
Die IBB führt sämtliche Ausschreibungen selbst durch. Wir bedienen uns hierfür keines Dienstleisters. Lediglich bei sehr komplexen juristischen Fragen im Rahmen von EU-Ausschreibungen schalten wir einen externen Vergabeanwalt ein (nur Beratung, keine Durchführung der EU-Ausschreibung). Die Beschaffung von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen für die IBB erfolgt ab einem geschätzten Auftragswert in Höhe von 500 EUR netto zentral durch unsere Einkaufsabteilung. Im Durchschnitt haben wir 6-7 EU-Ausschreibungen pro Jahr und 840 unterhalb des Schwellenwertes liegende weitere Bestellvorgänge p.a.; davon sind jedoch ca. 250 Einzelabrufe aus Rahmenverträgen.
Es gab und gibt es auch neue Anbieter, die durchaus gute Leistungen erbringen. Auch wenn die Vorbereitungen für EU-Ausschreibungen intensiver sind, ist die Qualität der Leistungserbringung, die Einhaltung von Budgets und Zeitrahmen auch nicht anders als bei beschränkten Ausschreibungen im Unterschwellenbereich zu werten. Wichtig ist eine gute Vorbereitung, dazu gehören die Formulierung einer eindeutigen Leistungsbeschreibung und der Festlegung von relevanten Eignungs- und Zuschlagskriterien. Eine sorgfältige Ermittlung des Schätzwertes im Vorfeld kann auch der Festlegung eines erforderlichen Budgetrahmens dienen.
Die SAB führt die öffentlichen Vergaben i. d. R. selbst durch und bedient sich auch oft für die Organisation und die formalen Dinge der Sächsischen Vergabeberatungsstelle. Für Leistungsbeschreibungen werden häufig Ingenieurbüros beauftragt. Die juristische Beratung erfolgt durch das Justitiariat der SAB.
Im Durchschnitt werden ca. 5 öffentliche Ausschreibungen durchgeführt.
Die SAB wendet seit 2003 das öffentliche Auftragsrecht an. In der Anfangszeit gab es überraschende Bestbieter, da das Bewusstsein für die Bedeutung der Vergabekriterien erst wachsen musste. Inzwischen wird bereits über die Matrix eine Kompetenzentscheidung eingeholt und die Leistungsbeschreibung fachlich so vorbereitet, dass Überraschungen selten sind. Kommt es zu Nachprüfungsverfahren kosten diese viel Zeit und überwiegend nicht erstattungsfähige Kosten der Rechtsberatung. Anfällig waren hier insb. Bau- und IT-Vergaben.
Die Umsetzungsprobleme von öffentlichen Vergaben unterscheiden sich nicht von denen bei nicht förmlich vergebenen Beschaffungen. Es gibt sogar Einzelfälle, in denen der Hinweis auf das Vergaberegime dazu geführt hat, dass unangemessene Nachforderungen abgewendet werden konnten.
Wir möchten gerne einzeln auf die Fragen aus München eingehen:
1.
Die ILB in Potsdam führt Vergabeverfahren eigenständig über ihre Vergabestelle durch. Die Vergabestelle besteht aus drei Juristen und ist demzufolge in der Rechtsabteilung angesiedelt.
Für Beschaffungen, die ein spezielles Know-how erfordern, bedient sich Potsdam in Ergänzung entsprechender Dienstleister, wie z. B. bei der Beschaffung eines neuen Ratingsystems oder bei der Beauftragung eines Dienstleisters für das Gebäudemanagement.
2.
In der ILB werden jährlich etwa 3-4 Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich durchgeführt.
3.
Es gab bisher keine überraschenden Anbieter.
Die Aufträge wurden im Rahmen der vorgegebenen Budgets und innerhalb der vogegebenen Zeit erbracht. Die versprochene Qualität wurde erreicht.
Die IB.SH unterliegt auch dem Vergaberecht, sofern der EU-relevante Auftragswert von 209.000,00 EUR (für Lieferungen und Dienstleistungen mit Ausnahme von freiberuflichen Leistungen) nicht erreicht wird. Das Tariftreue- und Vergabegesetz Schleswig-Holstein (TTG) ordnet an, dass das Gesetz auch für öffentliche Auftraggeber im Sinne des § 99 Nr. 2 GWB gilt (juristische Personen des öffentlichen Rechts, die zu dem besonderen Zweck gegründet wurden, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art zu erfüllen, sofern sie von Stellen nach Nummer 1 oder 3 durch Beteiligung finanziert werden.
Sofern der EU-relevante Auftragswert erreicht wird, bedient die IB.SH sich in der Regel der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH). Vergaben unterhalb des EU-relevanten Schwellenwertes führt die IB.SH eigenverantwortlich durch.
Es werden jährlich zwischen sechs und acht europaweite Vergabeverfahren durchgeführt, während unterhalb des EU-relevanten Auftragswertes eine öffentliche Ausschreibung und etwa 500 freihändige Vergaben stattfinden.
Zu unseren Erfahrungen:
Es gibt bei europaweiten oder öffentlichen Ausschreibungen bei der Durchführung eines öffentlichen Teilnahmewettbewerbs auch Bewerber, welche uns vorher nicht bekannt waren. Dies kann bei Erfüllung der im Rahmen der Ausschreibung gesetzten Kriterien auch dazu führen, dass wir einen uns vorher unbekannten Dienstleister bezuschlagen und somit „frischen Wind“ und neue Ideen und Konzepte für die Durchführung einer bestimmten Dienstleistung (z. B. Catering, Messebau, Wirtschaftsprüfer Jahresabschlusspüfung, Projektevaluierung etc.) bekommen.
Bei einigen Ausschreibungen ist das Auftragsvolumen im Vorwege schwierig zu schätzen (oftmals bei IT-Dienstleistungen). Bei der Vertragslaufzeit bauen wir dann teilweise die Option mit ein, dass – wenn das Budget nach Ablauf des 4. Vertragsjahres noch nicht vollständig aufgebraucht ist – der Vertrag um ein weiteres Jahr ggf. verlängert werden darf. Im umgekehrten Fall prüfen wir bei einer Überschreitung des Budgets auch, ob ggf. früher neu ausgeschrieben werden muss.
Die Anforderungen der IB.SH an die externen Dienstleister werden vor Beginn des Vergabeverfahrens mit dem jeweiligen Fachbereich zusammen auf Basis von Bewertungs-Matrizen mit Kriterien (welche nochmal durch Unterkriterien definiert sind) festgelegt, so dass die Bewerber genau wissen, welche Erwartungen sie für den Auftrag erfüllen müssen. Erfahrungsgemäß konnten wir durch die genaue Definition unserer Anforderungen meist fachkompetente, zuverlässige, leistungsfähige und gesetzestreue Unternehmen im Rahmen eines Vergabeverfahrens finden und beauftragen.
Durchführung von EU-Ausschreibungen
Die europaweiten Ausschreibungen werden zum größten Teil von den MitarbeiterInnen der NRW.BANK selbst durchgeführt. Lediglich bei Ausschreibung von Leistungen klagefreudiger Branchen unterstützen externe Rechtsanwaltskanzleien die NRW.BANK. Dies betrifft schätzungsweise 10 – 15 % der europaweiten Ausschreibungen.
Anzahl der EU-Ausschreibungen
Die NRW.BANK führt durchschnittlich 20 europaweite Ausschreibungen im Jahr durch.
Erfahrungen mit EU-Ausschreibungen
Die Erfahrungen der NRW.BANK bei der Durchführung von europaweiten Ausschreibungen zeigen, dass diese häufig mit großem Aufwand und hoher Komplexität verbunden sind. Die Gestaltung der Vergabeverfahren äußert sich meist als zeitintensiv und aufgrund der notwendigen Rekursfristen auch langwierig.
Betrachtet man die Ergebnisse der Vergabeverfahren sind diese in den weitaus überwiegenden Bereichen der NRW.BANK sehr positiv. So überrascht es, dass sich immer häufiger kleine und mittelständische Unternehmen an den Ausschreibungen beteiligen. Insbesondere die Einführung des elektronischen Vergabeverfahrens zeigt, dass sich die Teilnahme von KMU an öffentlichen Ausschreibungsverfahren kontinuierlich erhöht.
Die Qualität der tatsächlichen Leistungserbringung entspricht überwiegend auch den Erwartungen der NRW.BANK. In Ausnahmefällen muss die NRW.BANK die Auftragnehmer an die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Pflichten erinnern. Für die NRW.BANK hat es sich ausgezeichnet, die Vergabeunterlagen – insbesondere die Vertrags- und Bewerbungsbedingungen – so gut wie möglich aufzubereiten, damit in den Fällen, in denen die Leistung nicht wie vereinbart erbracht wird, auf die einschlägigen Regelungen verwiesen werden kann. Eine vorzeitige Kündigung des Vertrages erfolgte in den letzten fünf Jahren lediglich bei zwei Verträgen.
In der Regel liegt das tatsächlich vergebene Auftragsvolumen im Rahmen des geschätzten und budgetierten Volumens. Nur in Einzelfällen wurde das Budget überschritten, was maßgeblich daran lag, dass der Leistungsumfang im Vorfeld nicht immer im Detail geplant werden konnte.
Die NBank führt sämtliche Ausschreibungen selbst durch. Dienstleister werden sehr selten und dann auch lediglich beratend (z. B. bei Erstellung der Leistungsbeschreibung) beauftragt.
In 2014 wurden 25 Vergabeverfahren durchgeführt, davon 4 im oberschwelligen Bereich,
In 2015 wurden 36 Vergabeverfahren durchgeführt, davon 4 im oberschwelligen Bereich,
In 2016 wurden bis einschließlich August 32 Verfahren begonnen, davon 3 im oberschwelligen Bereich.
Die NBank hat je nach Auftragsgegenstand und Dienstleister unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Es gibt sowohl positive als auch negative Erfahrungen, wobei insgesamt ein positiver Grundeindruck überwiegt:
Bei der Frage nach der Budgetüberschreitung ist zu differenzieren zwischen der Kostenschätzung und den abgegebenen Angeboten auf der einen Seite und dem Auftragswert und der tatsächlichen Kostenentwicklung im Laufe der Vertragsdurchführung auf der der anderen Seite.
In vielen Fällen können die Kosten gut kalkuliert werden. In der Regel halten sich die abgegebenen Angebote dann auch im Rahmen. Sobald die Kostenschätzung schwierig wird (z.B. bei Gutachten oder ähnlichem) kommt es auch schnell zu Angebotspreisen, die deutlich über dem Schätzwert liegen. Insgesamt aber dürfte der Wettbewerb zu angemessenen Preisen führen und im Unterschied zum Einkauf ohne Vergabeverfahren sogar etwas günstiger sein.
Da die Preise durch den Zuschlag festgelegt sind, gibt es grundsätzlich keine Überschreitungen des Auftragswertes. Die Ausnahme sind Rahmenverträge, bei denen der Aufwand zum Zeitpunkt der Vergabe noch nicht feststeht. Hier kann es zu Überschreitungen der geplanten Kosten kommen. Dies ist eine Entwicklung, mit der gerechnet werden muss und welche bei Rahmenverträgen in der Natur der Sache liegt.